Overslaan en naar de inhoud gaan

Welkom username.

Uw vorige bezoek was op 00-00-0000 om 00:00 uur

Help, een zieke! Dit wordt van u als werkgever verwacht

zieke werknemer
Zakelijk Blog Inkomensbescherming Help, een zieke! Dit wordt van u als werkgever verwacht
11-06-2020

Het meeste verzuim lost zichzelf binnen een paar dagen op. Maar een werknemer kan ook langere tijd uitvallen. Dan krijgt u te maken met een reeks verplichtingen. Het is belangrijk om hieraan te voldoen. Komt het na 2 jaar ziekte tot een WIA-aanvraag, dan toetst UWV als een strenge poortwachter of u zich voldoende heeft ingespannen. Nalatigheid kan u veel geld kosten.

Heeft u steken laten vallen, dan kan UWV uw loondoorbetalingsplicht met maximaal een jaar verlengen. Dit wordt een loonsanctie genoemd en is bedoeld om u alsnog te laten voldoen aan uw verplichtingen. Een analyse van UWV-jaarverslagen toont aan dat het aantal loonsancties tussen 2015 en 2018 fors steeg (van 1.767 naar 3.039). Volgens ander onderzoek vindt UWV  bij 8% van de WIA-aanvragen van kleine bedrijven (maximaal 25 werknemers) de inspanningen onvoldoende. Bij grotere organisaties loopt dit met de bedrijfsomvang verder op naar maximaal 12%. Uw taken verwaarlozen is dus niet verstandig. En als u het in één keer goed doet, is dat altijd het prettigste.

1. Licht uw bedrijfsarts of arbodienst in

Geef de ziekmelding van uw werknemer zo snel mogelijk door aan de bedrijfsarts. Hij moet weten wat de eerste ziektedag is, zodat hij tijdig contact kan opnemen met de werknemer. Is die na 6 weken nog steeds ziek, dan hoort de arts een advies op te stellen. In deze ‘probleemanalyse’ geeft hij aan wat de herstelprognose is. En welke mogelijkheden en beperkingen de zieke heeft om te werken. Vindt de bedrijfsarts het niet realistisch dat de werknemer ooit nog kan werken, dan kan hij een vervroegde WIA-aanvraag aanbevelen. Let op: ontvangt u na 6 weken geen probleemanalyse, doe dan direct navraag. U bent er verantwoordelijk voor dat iedereen tijdig alle stappen zet. En om een bedrijfsarts bij de verzuimbegeleiding te betrekken.

2. Leg een re-integratiedossier aan

Het is verplicht  én cruciaal  om vanaf het begin bij te houden welke stappen u zet. Dient uw werknemer na 2 jaar ziekte een WIA-aanvraag in, dan moet u een verslag aanleveren bij UWV. Met behulp hiervan toetst deze instantie of u aan uw verplichtingen heeft voldaan. De datum van de ziekmelding en het advies van de bedrijfsarts zijn de eerste onderdelen van het dossier. Daarna voegt u bewijsstukken toe voor alle andere verplichte processtappen. Noteer alle relevante activiteiten, verzamel de bijbehorende documenten en houd bij hoeveel uren de werknemer werkt. Maar vraag niet naar medische gegevens: dit mag niet vanwege de privacy. Geef uw werknemer kopieën van alle documenten.

3. Wijs een casemanager aan

U bent verplicht een persoon aan te wijzen die de voortgang van de re-integratie bewaakt. U mag uzelf  aanwijzen, of de leidinggevende van de werknemer. Maar het is sterk aan te bevelen om voor een gecertificeerde professional te kiezen. Bij een kleine onderneming betekent dit doorgaans iemand van buiten. Verzuimbegeleiding is een vak: het is essentieel om precies te weten waar de valkuilen en de kansen liggen. Daarnaast staan u en de leidinggevende vaak te dicht bij de werknemer. Dit maakt het lastig om pijnlijke, maar noodzakelijke keuzes te maken. Professioneel casemanagement is niet voor niets een van de kenmerken van de MKB-verzuim-ontzorg-verzekering.

4. Ga met uw werknemer in gesprek

Na uiterlijk 8 weken verzuim moet er een door u en uw werknemer ondertekend plan van aanpak op tafel liggen. Het is belangrijk om uw werknemer bij het opstellen hiervan te laten meedenken. Dit vergroot de kans dat hij zich maximaal inspant. Ga altijd serieus in op voorstellen van uw werknemer, maar geef het ook aan als een voorstel volgens u niet haalbaar is. Neem het advies van de bedrijfsarts als uitgangspunt, dat voorkomt veel discussie en waarborgt de haalbaarheid. Komt u er samen niet uit of is iets niet duidelijk? Vraag de arts dan om een toelichting of aanvullend advies. Helpt dit niet, dan schept een deskundigenoordeel van UWV vaak helderheid.

5. Leg het plan van aanpak vast

Gebruik voor het plan van aanpak bij voorkeur het standaard UWV-formulier. In het plan bepaalt u het einddoel van de re-integratie. De werknemer heeft in principe recht op terugkeer in zijn eigen functie, desnoods met aanpassingen. Is dit niet mogelijk, dan is een passende andere functie binnen uw bedrijf het doel. Is ook dat niet zinvol, dan komt re-integratie bij een andere werkgever in beeld. Bepaal volgens welke stappen u en de werknemer het einddoel willen bereiken en zorg dat die realistisch zijn. Sluit aan bij de kennis en ervaring en de mogelijkheden en beperkingen van de werknemer. Maak een duidelijke en haalbare planning.

6. Meld de ziekte in de 42e week bij UWV

Is uw werknemer in de 42e week na zijn ziekmelding nog steeds niet volledig hersteld? Dan bent u verplicht zijn ziekte door te geven aan UWV. Benut hiervoor de mogelijkheden voor online doorgifte die UWV biedt. De melding moet uiterlijk binnen zijn op de eerste werkdag nadat uw werknemer 42 weken ziek is. Mogelijk biedt uw arbodienstverlener ondersteuning bij het verrichten van de melding. U blijft wel altijd zelf verantwoordelijk.

7. Evalueer en pas waar nodig aan

Plan minstens elke 6 weken een voortgangsgesprek in met de werknemer. Ook de bedrijfsarts moet de werknemer regelmatig opnieuw beoordelen. Het is handig als dit steeds gebeurt in de week voor uw eigen gesprek met de werknemer. Merkt u dat herstel en re-integratie stroever of soepeler verlopen dan gedacht? Stel dan het plan van aanpak bij. Gebruik hiervoor bij voorkeur het evaluatieformulier van UWV. Is uw werknemer na 52 weken nog steeds niet volledig aan het werk, dan moet u samen ook de (eerstejaars)evaluatie invullen. U bent verplicht hierbij ook te bespreken (en te onderzoeken) of het noodzakelijk is om vanaf nu in te zetten op re-integratie bij een andere werkgever.

8. Bereid de WIA-aanvraag voor

Na ruim 1,5 jaar ziekte kan uw werknemer een WIA-uitkering aanvragen. UWV stuurt hiervoor een uitnodiging. U moet in deze fase samen met uw werknemer een eindevaluatie invullen. Hierin beschrijft u hoe de re-integratie er op dat moment voor staat. Voor de eindevaluatie is een UWV-formulier beschikbaar. Van uw bedrijfsarts of arbodienst krijgt u voor de eindevaluatie een actueel oordeel. U kunt UWV ook om uitstel van de WIA-aanvraag vragen, bijvoorbeeld omdat de werknemer nagenoeg hersteld is. U betaalt dan vrijwillig langer het loon door.

9. Lever het re-integratieverslag in

Als uw werknemer een WIA-uitkering aanvraagt, moet die uiterlijk in de 93e week van zijn ziekte bij UWV binnen zijn. De aanvraag verloopt digitaal, met behulp van DigiD. Het is verstandig om uw werknemer te vragen om de ontvangstbevestiging als bewijsstuk te bewaren.  Voor het aanvragen heeft uw werknemer een volledig re-integratieverslag nodig. Van de bedrijfsarts of arbodienst ontvangt hij  het formulier Medische informatie. U geeft hem uiterlijk in week 91 kopieën van:

  • Probleemanalyse en eventuele bijstellingen (Bijstelling probleemanalyse)
  • Plan van aanpak
  • (Eerstejaars)evaluatie
  • Actueel oordeel bedrijfsarts of arbodienst
  • Eindevaluatie

 

Let op: gaat uw werknemer ziek uit dienst omdat zijn contract afloopt voor de twee jaar om zijn? Dan heeft hij recht op een Ziektewetuitkering en moet u rekening houden met afwijkende regels.

Redactie | Aegon Zakelijk,
Aegon Zakelijk biedt pensioenoplossingen en inkomensverzekeringen voor zakelijke klanten. Een wereld die continu in beweging is, onder meer door veranderende marktomstandigheden en politieke besluitvorming. In onze blogs en nieuwsberichten delen we onze inzichten met u.  Voor nu én voor de toekomst.  Want later komt sneller dan u denkt.

Direct aan de slag?