Overslaan en naar de inhoud gaan

Welkom username.

Uw vorige bezoek was op 00-00-0000 om 00:00 uur

Verzuim en privacy: dit mag wél

De gezondheidsverklaring
Zakelijk Blog Inkomensbescherming Verzuim en privacy: dit mag wél
29-12-2020

Bij privacyregels ligt de nadruk vaak op wat niet mag – ook als het gaat om het aanpakken en voorkomen van verzuim. Wij leggen liever uit wat er wél mag. Zodat u in gesprek blijft met uw werknemers en samen verzuim beperkt.

Als werkgever kunt u best eens het gevoel hebben dat privacyregels het lastig maken om op een goede manier om te gaan met het verzuim van uw medewerkers. U wilt bijvoorbeeld graag contact houden met uw zieke werknemer, maar waar mag u het dan over hebben? Vooral sinds het aanscherpen van de privacyregels met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in 2018 leeft de angst om in zo’n geval regels te schenden. Laat u door zulke angst niet tegenhouden. Want zowel uw werknemer als uzelf zijn erbij gebaat dat u verzuim tijdig aanpakt – en liefst voorkomt. Daarbij geldt: er mag meer dan u denkt. Hieronder geven we 3 tips voor preventie en 3 voor verzuimbegeleiding.

3 Tips voor preventie

1.      Vraag werknemers hoe het gaat

Verzuimmanagement begint al voordat uw werknemers ziek zijn. Het is belangrijk dat u een goede onderlinge band ontwikkelt en onderhoudt. Dat u alert bent en signalen tijdig oppikt en bespreekbaar maakt. Vraag uw werknemers regelmatig hoe het met ze gaat – zeker als u bijvoorbeeld merkt dat iemand moe is of meer fouten maakt. Wees betrokken. Vraag door. Laat weten hoe belangrijk u het vindt dat iedereen zich goed voelt. En dat u altijd bereid bent om hulp te bieden en te zoeken als daar behoefte aan is.

2.      Zoek een anonieme oplossing

Vermoedt u bijvoorbeeld dat iemand stress ontwikkelt door zijn financiële situatie? Dan kunt u die persoon in kwestie niet zomaar adviseren om een budgetcoach in te schakelen. Wel kunt u, zoals hierboven aangegeven, subtiel het gesprek aangaan en doorvragen. En als dezelfde problematiek bij meerdere werknemers speelt, kunt u bijvoorbeeld een budgetcoach uitnodigen om een presentatie te houden voor het hele team. Of wijzen op platform 'Wijzer in geldzaken'. Zo biedt u hulp zonder dat iemands privacy in het geding komt.

3.      Kies een passend abonnement bij uw arbodienst

Het is niet aan u om werkgevers te adviseren over hun gezondheid – ook niet uit voorzorg. Schakel daarom experts in die dat wel mogen en kunnen. Wist u bijvoorbeeld dat u arbodiensten ook kunt inzetten voor preventieve dienstverlening? Zorg er daarom voor dat u kiest voor een passend arbo-abonnement. Kiest u voor een fullservice abonnement, zoals het MKB Verzuimplan, dan is het preventieve spreekuur van de bedrijfsarts meestal bij de prijs inbegrepen. Daarnaast kan de arbodienst preventieve interventies voorstellen, die uitval kunnen voorkomen. Het is de moeite waard om daarin te investeren. Voorkomen is niet alleen beter dan genezen. Preventie kost u uiteindelijk ook veel minder dan verzuim. Zorg dat de mogelijkheden bekend zijn bij uw werknemers. Bijvoorbeeld om een gesprek aan te vragen met een bedrijfsarts of maatschappelijk werker.

3 Tips voor verzuimbegeleiding

1.      Stel vragen die de privacy respecteren

Als uw werknemer zich ziek meldt, is het belangrijk om de juiste vragen te stellen. Zo blijft de privacy van uw werknemer gewaarborgd. Vraag om te beginnen op welk telefoonnummer en (verpleeg)adres u de zieke kunt bereiken en hoe lang de ziekte waarschijnlijk duurt. Vraag ook naar lopende werkzaamheden en afspraken, zodat u deze kunt opvangen. U kunt vragen of de ziekte te maken heeft met een arbeidsongeval, waarvoor u mogelijk aansprakelijk bent. Ook een verkeersongeval is relevant voor u: daarbij kunt u de verzuim- en re-integratiekosten wellicht verhalen op de veroorzaker.

2.      Schakel een casemanager in

Verzorgt u zelf de verzuimbegeleiding van uw werknemers? Dan kunt u soms in lastige situaties terechtkomen. Bijvoorbeeld omdat u vanuit uw persoonlijke relatie met de werknemer dingen weet die u niet mag vastleggen in het verzuimdossier en ook niet mee mag nemen in de keuzes die u maakt. Dit kunt u voorkomen door een casemanager in te schakelen. Zo hoeft u zich niet in bochten te wringen om uw goede relatie te behouden. Een casemanager kan de situatie objectiveren en handvatten bieden waar u en uw werknemer niet zo snel aan denken. Bovendien kent een casemanager de privacyregels goed en weet hij precies wat hij wel en niet mag vragen, vastleggen en meewegen in beslissingen.

3.      Vertrouw op de expertise van de bedrijfsarts of arbodienst

Verwijs een zieke werknemer direct door naar de bedrijfsarts of arbodienst en laat die beoordelen wat er aan de hand is en welke beperkingen dit oplevert voor het werk. Neem de mogelijkheden die de bedrijfsarts noemt als uitgangspunt en kijk hoe u als werkgever kunt helpen om die mogelijkheden te benutten. Zo komt u samen tot de beste oplossing voor uw werknemer en voor uzelf.

In het kort

Een goede verzuimaanpak begint met een betrokken en respectvolle werkgever. Zorg dat u weet wat er speelt en ga het gesprek aan. Bied passende hulp als dat nodig is en aarzel vooral niet om experts in te schakelen. Casemanagers, bedrijfsartsen en arbodiensten zijn er om u te helpen. Zij hebben de kennis en ervaring om de situatie van uw werknemer goed te beoordelen. Bovendien weten ze precies waar de grenzen van uw mogelijkheden liggen.

Wilt u meer weten of heeft u nog vragen? U kunt onze casemanagers altijd bellen voor advies op 088 3440053 (optie 2, optie 6).

Redactie | Aegon Zakelijk,
Aegon Zakelijk biedt pensioenoplossingen en inkomensverzekeringen voor zakelijke klanten. Een wereld die continu in beweging is, onder meer door veranderende marktomstandigheden en politieke besluitvorming. In onze blogs en nieuwsberichten delen we onze inzichten met u.  Voor nu én voor de toekomst.  Want later komt sneller dan u denkt.